Стандартний діловий лист

Для формального ділового листа краще використовувати лист формату А4. У всіх делових документах, чи то лист, факс, резюме, прийнято робити широкі поля для того, щоб можна було приєднати документ в папку: ліве та праве – по 2,5 см, верхнє – не менше 4 см.

Зліва вгорі пишемо зворотню адресу. В більшості європейських країн адресу пишуть «в зворотньому порядку»: спочатку вказують ім’я та прізвище адресата, тоді - номер квартири (офісу), номер будинку, вулицю, місто, код міста, регіон (в Америці вказують штат, в Великобританії – графство) та країну.

24 Harrison Road Cleaveland, Ohaio 36879

March 28, 1999

Перед датою бажано зробити двійний інтервал. Назву місяця можна написати словами, або цифрами. Якщо ви вирішили використати цифровий формат, то варто пам’ятати про те, що в Великобританії спочатку вказують число, тоді місяць та рік, в Сполучених Штатах спочатку пишуть місяць. Далі пишемо адресу одержувача (cправа).

Victor Sharp, Personnel Manager Earnst & Young 23 Rachelle avenue Dallas, Texas 14336

Якщо існує потреба посилання на попередній лист, то це варто зробити перед зверненням.

Our ref. # 12-15 (якщо ви посилаєтесь на свій попередній лист)

или

Your ref. № 1611 (якщо ви посилаєтесь на свій попередній лист)

Dear Mr. Sharp:

Перед зверненням потрібно зробити подвійний інтервал.

Якщо ви особисто знайомі з адресатом, то звернення повинно починатися словами "Dear Mr. X”. До жінки звертаємось Mrs., якщо відомо, що вона заміжня, чи Ms. в інших випадках (якщо вона одинока, вдова, чи якщо ви не маєте жодної інформації про її соціальний статус).

Якщо ви з адресатом особисто не знайомі чи взагалі не маєте уявлення в чиї руки потрапить лист, варто написати:

To whom it may concern: (дослівно: тій особі, в чиїх повноваженнях є дане питання)

або

Dear Sir or Madam: (безособове). Зверніть увагу, що після звернення європейці та американці ставлять двокрапку. Знак оклику неприйнятний.

Текст листа повинен бути «компактним», написаним через один інтервал. Однак між абзацами слід пропускати по два рядки.

Поняття "indent" (відступ від лівого краю листа перед новим абзацом) у європейців та американців відсутнє.

Не залежно від змісту лист варто закінчувати на позитивній ноті.

Деякі формули ввічливості:

We are looking forward to hearing from you. (Ми з нетерпінням чекаємо вашої відповіді).

We would appreciate your cooperation on this matter. (Будемо вдячні за співпрацю).

Thank you in advance for your cooperation. (Наперед дякуємо за допомогу).

Awaiting your prompt reply. (В очікуванні швидкої відповіді).

Обов’язково вкінці листа вказати, як можна з вами зконтектувати. Цим ви в черговий раз підкреслите, що очікуєте від свого кореспондента певних дій.

Ну, і, нарешті, заключні:

Sincerely yours, (щиро ваші)

Yours faithfully,

Yours truly,

підпис

Між підписом і попередньою строкою повинен бути великий інтервал.

Якщо до листа додаються певні документи, слід обов’язково про них зазначити в листі. Для цього після підпису в лівому нижньому кутку пишуть "Enclosure: … і вказують кількість документів та їх назви.