Це найпоширеніший вид документації, один з способів обміну інформацією. Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами. За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

• Листи-прохання;
• Листи-звернення;
• Листи-пропозиції;
• Листи-запити;
• Листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

• Листи-попередження;
• Листи нагадування;
• Листи-підтвердження;
• Листи-відмови;
• Супровідні листи;
• Гарантійні листи;
• Листи-повідомлення;
• Листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Реквізити:

• Штамп (повна назва установи - автора листа).
• Номер і дата листа(проставляють у день підписання);
• Назва установи-адресата.
• Текст. Позначка про наявність додатка;
• Посилання на індекс і дату вхідного документа (у листах-відповідях);
• Гриф обмеження доступу до документа (у разі потреби);
• Підпис керівника організації.
• Печатка.